makalah tentang sistem informasi pendidikan

BAB I

PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi oleh ma­sya­­­ra­­kat sekarang ini sudah menjadi biasa, tidak lagi menjadi impian yang sulit diwujud­kan, termasuk pemanfaatannya di dunia pendidikan. Mengingat pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi untuk dunia pendidikan sudah menjadi bagian yang tak terpisahkan, diperlukan pemasyarakatan sekaligus imple­­­men­­tasi sistem infor­masi manajemen pendidikan yang tepat agar pelaksanaan dan peman­faatannya optimal sesuai dengan kepentingan dan sasaran dunia pendidikan.

Zulkifli Amsyah menyatakan Berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi telah membuka kemung­­kinan-kemungkinan kegiatan yang sebelumnya sulit atau bahkan tidak bisa dilakukan, saat ini dengan mudah bisa dilakukan, misalnya kegiatan berkirim informasi ataupun kegiatan-kegiatan pendidikan secara online. Implementasi tekno­logi informasi dan komunikasi beserta komponen infra strukturnya benar-benar telah menandai terjadi­nya revolusi peradaban yang memungkinkan pekerjaan-pekerjaan dalam sistem orga­nisasi dapat di selesaikan secara cepat, akurat, efektif dan efisien.

Bahwa perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak jaringan, sekarang lebih meningkatkan efiiensi, produktivitas, dan kecepatan pekerjaan dan pelayanan pelanggan.[1] Di abad teknologi informasi dan komunikasi sekarang ini segala macam ben­tuk teknologi informasi dan komunikasi dapat diperoleh dengan cara yang relatif mu­dah dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi yang ring­kas dan cang­­gih, dilihat dari trend perkembangan software dan hardware.

Abdul kadir (2003:11) beberapa definisi sistem informasi menurut pendapat para ahli, diantaranya : Menurut Hall sistem Informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai. Menurut Alter sistem Informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.

Pengelolaan sistem informasi manajemen pendidikan idealnya adalah bagaimana para pengambil keputusan bidang pendidikan misalnya, berapa jumlah sumber daya manusia pendidikan yang dibutuhkan, jenis sekolah, tingkatan sekolah, pelaksanaan kurikulum perkembangan lembaga pendidikan, yang dapat memperbaiki proses manajemen pendidikan masa lalu, masa kini dan masa yang akan datang.[2] Dalam dunia pendidikan penggunaan dan pengelolaan sistem informasi manajemen pendidikan tidak dapat dipisahkan dari aktivitas pendidikan itu sendiri.

Kedua bidang ini saling membutuhkan satu sama lain. Dalam menggam­barkan hubungan kedua aspek tersebut, manajemen menilai pendidikan sebagai penggerak pada sistem informasi manajemen pendidikan, sekaligus sistem infor­masi manajemen pendidikan sebagai penentu proses manajemen pendidikan.[3]

Meningkatnya ilmu pengetahuan dan teknologi terutama pada bidang Kom­­­­­­pu­­­­terisasi telah menunjukkan bahwa perkembangan tersebut dapat memban­tu memecahkan masalah pada proses implementasi sistem informasi manajemen pendidikan. Menurut Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional menyatakan bahwa: “Pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembe­lajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual, keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta ketrampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara”.[4]

Implementasi sistem informasi mana­jemen pendidikan adalah sebagai pendukung kegiatan fungsi manajemen seperti planning, organizing, actuating, controlling dalam rangka menunjang tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsi operasional dalam organisasi pendidikan.[5] dalam rangka untuk menunjang tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsi operasional dalam organisasi pendidikan.

Mencermati berbagai fenomena dari perkembangan sistem informasi manajemen pendidikan dan pemanfaatannya di dalam dunia pendidikan saat ini maka bagaimana seharusnya pihak-pihak terkait mengantisipasi perkembangan sistem informasi manajemen pendidikan serta pemanfaatannya tanpa kehilangan kontrol dan landasan organisasi pendidikan yang antara lain menyangkut efektivitas dan efisiensinya.

Sistem informasi manajemen pendidikan (SIMDIK) sebenarnya adalah hasil penerapan konsep sistem informasi manajemen (SIM) dalam organisasi pendidikan. Perancangan atau pembuatan SIM Pendidikan bermula dari masalah yang muncul dari lembaga pendidikan.

Oleh karena itu, penyaji mengangkat judul “ Studi Kasus Sistem Informasi Manajemen Pendidikan” untuk disajikan dalam forum diskusi kelas. Penyaji akan membahas masalah apa saja yang sering dihadapi oleh lembaga pendidikan sehingga membutuhkan SIMDIK dan menguraikannya dengan menggunakan kerangka pemecahan masalah (problem solving), yang terdiri dari: masalah pendidikan,  alternatif pemecahan masalah, dan solusi. Penyaji berharap agar makalah ini dapat bermanfaat dalam kegiatan diskusi.

B.       Rumusan Masalah

Masalah-masalah yang sering dihadapi oleh lembaga pendidikan sehingga membutuhkan SIMDIK diantaranya adalah “data pendaftaran siswa baru, data alumni atau lulusan, data siswa pindahan, pengelolaan keuangan, kegiatan proses pembelajaran, pengelolaan perpustakaan, administrasi kepegawaian yang meliputi data guru dan karyawan maupun data mutasi guru, kegiatan ekstra dan intra kurikuler siswa, hubungan dengan Dinas  Pendidikan Kabupaten/Kota dan Dinas Pendidikan Provinsi serta hubungan kemitraan dengan dunia usaha dan industri”.

C.      Tujuan

1)   Agar Manajemen Pendidikan disekolah dapat dilakukan dengan lebih mudah dan terkontrol.

2)   Meningkatkan pelayanan sekaligus penghematan bagi pendidikan.

3)   Otomatisasi/komputerisasi sistem pelayanan dan sistem informasi manajemen.

BAB II

PEMBAHASAN

A.      Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial degna kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk mengambil keputusan.

Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakkan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem informasi ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah, dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

B.       Sistem Informasi Manajemen Pendidikan

Sistem informasi manajemen pendidikan (SIMDIK) sebenarnya adalah hasil penerapan konsep sistem informasi manajemen (SIM) dalam organisasi pendidikan.  Dengan demikian, perbedaan pendapat terhadap definisi konsep SIM juga  berimplikasi pada definisi SIMDIK.  Untuk memahami konsep SIM, diperlukan juga pemahaman terhadap perkembangan konsep itu sendiri dari waktu ke waktu, enis dukungan yang ditawarkan teknologi kepada SIM, serta aplikasi yang ada di dalamnya bervariasi antara satu sistem dengan sistem yang lain dan terus berubah.

Penggunanan SIM dalam dunia pendidikan sudah tidak bisa ditawar-tawar lagi karena pesatnya pekembangan tekologi. E-Commerce, E-Government, E-Education, E-Library dll yang berbasis elektronika. Sehingga SIM Pendidikan menjadi faktor penting untuk meningkatkan pelayanan sekaligus penghematan bagi pendidikan dan kini telah menjadi salah satu standar mutu sebuah pendidikan. Otomatisasi/komputerisasi sistem pelayanan dan sistem informasi manajemen merupakan solusi yang tepat untuk memecahkan masalah ini. Dengan cara sebagai berikut:

a.    Perencanaan Strategik :

1)        Penetapan tujuan organisasi

2)        Pendefinisian sasaran, kebijakan dan pedoman umum yang mengarahkan alur untuk organisasi.

b.    Pengendalian Manajemen :

1)        Teknik perolehan, lokasi pabrik, produk baru

2)        Pemakaian anggaran, laporan, perbedaan

c.    Pengendalian Operasional :

Pendayagunaan fasilitas dan sumber daya yang ada untuk menyelenggarakan kegiatan.

Tetapi semua itu tidak dapat berjalan sebagaimana yang kita inginkan jika system manajemen pada suatu pendidikan tidak diperhatikan lebih. Dalam konteks ini kita membutuhkan SIM untuk menghasilkan manajemen yang baik, karena dengan komputerisasi dapat mempermudah kita dalam mencari data” yang kita butuhkan, sebenarnya kita sudah dimanjakan untuk mendapatkan data-data yang begitu mudah. tapi terkadang kurangnya informasi yang dimiliki suatu institusi tentang beberapa Sistem, seperti:SIM. padahal jika kita menggunakan SIM manajemen kita jadi lebih tercontrol dengan baik karena di dalam SIM terdapat: Reading (membaca)‏, Input Imasukan)‏, Output  (keluaran)‏, Sorting (menyortir)‏, Transmiting (memindahkan)‏, Calculating (menghitung)‏, Comparing (membandingkan)‏, dan Storing (menyimpan, Yang akhirnya membuat manajemen pada suatu lembaga pendidikan dapat berjalan secara harmoni jika kita mengimplementasikan hal-hal diatas.

Banyak lembaga pendidikan dan pendidikan itu sendiri telah mendapat manfaat dari perkembangan teknologi ini. Dengan kemajuan perkembangan pendidikan di Indonesia, baik dari aspek administrasif atau teknologi, maka proses pelayanan pendidikan di Indonesia dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Untuk mengembangkan mutu pendidikan dibutuhkan beberapa fasilitas pendukung. Salah satu fasilitas pendukung tersebut adalah aplikasi teknologi informasi dalam bidang sistem informasi manajemen pendidikan. Oleh karenanya lembaga pendidikan dituntut untuk cepat tanggap merespon costumer(peserta didik dan masyarakat) dengan memberikan informasi yang mudah diakses, cepat serta transparan.

C.      Sistem Informasi Akademik Berbasis Web di Lembaga Pendidikan

Solusi sederhananya adalah dengan membuat web blog. Web blog adalah website pribadi yang menampilkan informasi, ide, dokumen maupun link intenet yang gratis, seperti:blogspot,tumblrn dan wordpress. Pada perkembangannya blog juga dapat dijadikan sarana promosi barang atau jasa, karena blog mempunyai sifat open source jadi siapaun boleh mengembakannya dan bebas mengubah” feature serta contentnya sesuai dengan yang kita inginkan hingga menghasilkan sesuatu yang menarik. Kelebihannya antara lain satu posting blog dapat dibaca oleh pengunjung blog yang tak terbatas dan dapat memberikan respon terhadap posting blog melalui koment yang dapat dituliskan pada blog tersebut, yang akhirnya dapat membangun wawasan kita pribadi sesuai dengan yang kita harapkan. Lembaga pendidikan dapat menekan biaya pembuatan website, aplikasi web serta hal-hal yang rumit tentang HTML yang kurang dipahami oleh staff lembaga pendidikan. Tidak akan ada lagi brosur yang terbuang percuma serta tidak perlu keahlian khusus untuk memposting artikel atau membuat blog. Bila lembaga pendidikan mempunyai modal yang cukup besar bisa ditambah dengan pembuatan website sekaligus aplikasi E-Learning bagi peserta didiknya, karena dengan Electronic Learning kita dapat mengaksesnya dengan mudah melalui internet dan siswapun lebih mudah untuk belajar karena guru cukup menguploud materi atau tugasnya melalui Internet. Dengan demikian maka informasi yang ditampilkan akan lebih cepat, akurat, efisien serta ekonomis sehingga anggaran dapat digunakan untuk keperluan lain yang lebih bermanfaat.

D.      Cakupan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (SIMDIK)

Ruang Lingkup SIMDIK Back-office :

1.    Koneksi dan setting, Identitas sekolah, setting tahun ajaran, seting kurikulum, koneksi database, dan format tanggal.

2.    Pengelolaan Kesiswaan, Pengelolaan biodata masing-masing siswa, beasiswa, kasus kedisiplinan, data kesehatan, data periksa, prestasi, perpindahan (mutasi) siswa, sampai pengelolaan data alumni.

3.    Pengelolaan Akademik, Laporan nilai hasil ujian secara periodik, data nilai KTSP, data nilai KBK, data absensi, data bimbingan dan penyuluhan, data kasus siswa, rencana pengajaran, pengelolaan mata pelajaran, penjadwalan, dan prestasi akademik.

4.    Pengelolaan Guru dan Karyawan, Manajemen biodata guru dan karyawan, data keluarga, riwayat pendidikan, pendidikan tambahan(kursus, training, seminar, workshop dsb).

5.    Pengelolaan Keuangan, Manajemen pembayaran biaya pendidikan, administrasi dana BOS (Bantuan Operasional Sekolah)dan penggunaannya, biaya tambahan, seperti : biaya praktikum, biaya ekstra, dll.

6.    Pengelolaan Perpustakaan, Pengelolaan buku (judul, kategori & deskripsi), status keanggotaan dan peminjam, stock inventory, Jurnal keluar masuk buku, laporan-laporan terdiri dari : statistik peminjaman, statistik keluar masuk buku, rekap peminjaman, dan rekap pengembalian.

7.    Pelaporan, Pelaporan siswa (induk siwa, kesehatan, periksa kesehatan, biasiswa, kasus, dan bimbingan) per siswa, per kelas dan seluruh siswa, pelaporan guru/pegawai (induk pegawai, bidang pengajaran), rencana pengajaran, nilai, kelulusan, statistik dan laporan ke DEPDIKNAS (data sekolah, siswa dan guru)

8.    Bank Soal, Pengolahan data bank soal, penyimpanan soal,pencarian dan pencetakan

BAB III

PENUTUP

A.      Kesimpulan

Pembangunan Sistem Informasi Akademik merupakan pembangunan dari sistem yang sedang berjalan. Berbagai permasalahan yang muncul telah diupayakan untuk dapat ditangani dengan sistem baru yang diusulkan ini. Sistem informasi berbasis Web adalah salah satu solusi untuk lebih mengefisiensikan penyampaian informasi mengenai suatu lembaga pendidikan. Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari pembangunan sistem informasi akademik ini antara lain :

1.    Pembangunan sistem informasi berbasis web sangat berguna untuk memberikan informasi mengenai suatu lembaga pendidikan ke masyarakat luas.

2.    Pembangunan sistem informasi akademik berbasis web ini sangat berguna bagi calon siswa yang ingin mendaftar ke suatu lembaga pendidikan karena dapat melakukan pendaftaran secara online.

3.    Dengan pembangunan sistem informasi berbasis web ini diharapkan dapat memudahkan siswa maupun orang tua siswa yang ingin mengetahui hasil belajar dan jadwal pelajaran siswa disekolah.

B.     Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, maka hal-hal berikut dibawah ini dapat menjadi bahan pertimbangan untuk makalah selanjutnya:

1.    Diharapkan pada makalah selanjutnya supaya data siswa dalam website lebih efektif dan efisien maka harus dikembangkan suatu sistem registrasi ulang bagi calon siswa baru secara online.

2.    Diharapkan dalam  makalah selanjutnya dikembangkan pembagian kelas untuk suatu lembaga pendidikan.

3.    Diharapkan dalam  makalah selanjutnya dikembangkan pembagian jadwal pelajaran dan juga hasil belajar siswa.

4.    Diharapkan dalam  penelitian selanjutnya dapat dikembangkan sistem informasi yang dapat menangani siswa pindahan.

Daftar Pustaka

-          https://www.academia.edu/11743590/Makalah_Sistem_Informasi_Manajemen_Pendidikan

-          https://independent.academia.edu/edytieoz